Conventus er en foreningsdatabase som i sin grundform består af tre ben:

• medlemsregistrering
• kommunikation
• økonomi

Dertil kan vælges og/eller tilkøbes ydereliger funktioner.

Herning Kommune har siden 2009 anvendt Conventus som den fælles database for det folkeoplysende foreningsliv. Det er et krav at alle foreninger skal oprette og vedligeholde stamoplysninger om foreningen i Conventus. Derudover har foreningen frit valg i forhold til it-systemer.

Kommunen stiller Conventus (pro-pakke) gratis til rådighed - dog mod egenbetaling for visse avancerede funktioner og driftsomkostning ved fx onlinebetaling.

Vi er alle vant til at betale via nettet og på et tidspunkt som passer os godt. Onlinebetaling af fx. kontingent har fordele både for medlemmet og for kassereren, da den efterfølgende bogføring ofte er klaret. 

To velkendte udfordringer ved at oprette betalingsmuligheden i foreninger er:

• kræver teknisk indsigt for at indstille systemet korrekt
• medfølgende omkostninger til eksterne udbydere

De tekniske forhold er afhængig af hvilket system foreningen anvender. Ofte er opsætningen beskrevet i en vejledning, som blot skal følges slavisk. Forvent dog at det kan tage et par dage, da opsætningen kræver godkendelse hos udbyderen. 
Conventus-brugere findes vejledningen (tekst og video) i supportafsnittet.

Minimere den årlige omkostning ved onlinebetaling ved at gennemgå foreningens størrelse og behov. 

Først lidt teknik: når I ønsker at modtage betaling via en hjemmeside skal I oprette 

1. en indløsningsaftale med en udbyder af betalingsmuligheder og
2. en gateway som forbinder jeres bank med den valgte udbyder 

Begge dele kan have fast og løbende omkostninger. 

Nedenstående eksempler er i forhold til Conventus:
ad 1) indløsningsaftale kan indgåes med tre forskellige udbydere (Nets, Teller og Clearhaus). Der er konkurrence på området og i okt. 2018 er Clearhaus det billigste alternativ, da de hverken skal have betaling for oprettelse eller abonnement - og besparelse er ca. 1350 kr i det første år.
Gebyr på transaktioner er mere ens for de tre udbydere og variationen afhænger bl.a. af hvilke kort som anvendes og beløbet størrelse.
Vær opmærksom på at brug af MobilePay og nogle internationale betalingskort medfører ekstraomkostninger.

ad 2) valg af gateway bør baseres på foreningens forventede antal transaktioner. Basis-gatewayen koster i oprettelse 500 kr og er efterfølgende gratis at have. Prisen for en Pro-gateway er et løbende abonnement og oprettelsen er gratis. For hver transaktion betaler foreningen noget mere ved Basis end Pro. Det betyder at en forening med under 350 transaktioner (250 i etableringsåret) med fordel kan have en Basis-gateway, men foreninger med større antal transaktioner bør vælge Pro-udgaven (se figur). 

Ønskes yderligere info så kontakt Idrætsrådet.